email-drafting
快速拉齐受众、目的、语气和 CTA 的邮件写作 SOP，覆盖新建邮件与回复线程两种常见场景。
When & Why to Use This Skill
This Claude skill provides a professional Standard Operating Procedure (SOP) for high-impact email communication. It streamlines the process of drafting new messages and managing complex thread replies by ensuring alignment between audience, purpose, tone, and Call-to-Action (CTA). Designed to enhance workplace productivity, it helps users transform scattered information into structured, professional drafts that drive clear outcomes and minimize communication overhead.
Use Cases
- Drafting new project proposals or announcements: Create structured emails with clear context, key decisions, and actionable next steps for stakeholders.
- Managing complex email threads: Summarize long discussions and provide concise updates to align team members on current progress and blockers.
- Clarifying requirements and requests: Use specialized templates to identify missing information and request specific inputs or decisions from owners.
- Professional follow-ups: Generate follow-up emails that highlight deadlines and success criteria to ensure project momentum and accountability.
- Bilingual communication: Draft or translate professional emails between English and Chinese while maintaining the appropriate formal or friendly tone.
| name | email-drafting |
|---|---|
| description | 快速拉齐受众、目的、语气和 CTA 的邮件写作 SOP，覆盖新建邮件与回复线程两种常见场景。 |
邮件写作（新邮件与线程回复）
When to use this skill
- 需要撰写或回复英文/中文工作邮件，确保信息完整、语气得体、CTA 明确。
- 需要整理零散信息，输出结构化邮件草稿（主题、背景、决策/请求、后续行动）。
必备输入
- 受众与关系：收件人/抄送是谁？决策人/执行人/知情人各是谁？
- 目的：通知/请求决策/对齐事实/推动行动/风险预警？
- 上下文：相关链接、附件、已讨论结论或未决问题。
- 语气：正式/简洁/友好；是否需要中英双语。
- 期限：期待回复或完成的时间点。
工作流
- 整理要点：一句话说明目的；列出关键事实与未决点；写出希望对方行动或回复的具体项。
- 确定结构：
- 新邮件：
Subject → Opening → Context → Key points/Decisions → Requests/CTAs → Next steps → Thanks。 - 线程回复：先引用/确认上条消息的关键信息，再补充更新/结论/阻塞，最后给出明确 CTA。
- 新邮件：
- 起草文本：保持短句；每段只覆盖一个主题；数字/日期/owners 用粗体或列表凸显。
- 检查三件事：
- 主题是否包含核心动作/对象（如
[Action Needed] API rollout plan by Fri）。 - CTA 是否可执行且可见（Owner + 截止时间 + 成功标准）。
- 附件/链接是否齐全且命名清晰。
- 主题是否包含核心动作/对象（如
- 输出格式：先给出主题行，正文按段落+列表呈现；如需多语言，先主语言再附简要译文。
回复模板（示例）
- 确认并推进：
Subject: Re: <原主题> Thanks for the update. Summary: <一句话总结>. ✅ Actions: <列出已完成或正在进行事项>. 🔜 Next: <下一步动作 + 负责人 + 时间>. Blockers/asks: <需要对方决策/资源/信息>. - 澄清需求：明确缺失信息列表，邀请对方补充。
最终检查清单
- 主题直截了当，正文开头 2 句话能让新读者知道“我需要你做什么”。
- 所有日期都有时区，金额/度量单位标注清楚。
- 收件人与抄送合理（决策在 TO，知情在 CC）。